Un extrait Kbis n’a pas de durée de validité puisque la situation d’une entreprise peut être modifiée à tout moment
Contrairement aux informations qu’on peut trouver ici ou là sur Internet, un extrait d’immatriculation au RCS, ou « extrait Kbis », n’a pas de durée de validité. C’est la photographie juridique de l’entreprise à un instant T.
Ainsi, chaque étape de la vie de l’entreprise donne lieu à la mise à jour de l’extrait Kbis. Les informations sont déclarées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) par les chefs d’entreprise à l’occasion de chaque modification (ex : adresse, nom du dirigeant, capital social…), et ce au fur et à mesure de la vie de leur entreprise. Les informations recueillies font l’objet d’un contrôle juridique par le greffier du Tribunal de commerce, avant d’être portées au RCS dont des extraits (le Kbis) peuvent alors être délivrés par ses soins.
Une fois portées au RCS, ces informations vont engendrer une mise-à-jour de l’extrait du registre (le greffier dispose d’un jour franc pour traiter un dossier dès lors qu’il est complet). Cela a pour effet de rendre désuètes les versions précédentes du Kbis et d’en créer une nouvelle version valable contenant les nouvelles informations.
L’administration demande le plus souvent un Kbis de moins de trois mois
Dans la plupart des moments de la vie administrative et juridique des entreprises où est nécessaire la production d’un extrait d’immatriculation au RCS, un extrait Kbis de moins de trois mois sera demandé.
Même raisonnement ici : pour minimiser les risques de récupérer des extraits Kbis contenant des informations inexactes et non à jour, l’administration demande un extrait Kbis de moins de trois mois. Elle s’assure ainsi de la « fraîcheur » des informations renseignées, celles-ci ayant déjà fait l’objet d’un double contrôle formel et juridique.
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